Conditions d'utilisation

Acceptation et champ d'application

Les présentes conditions d'utilisation (les « Conditions ») forment un contrat entre la fiduciaire ou l'entreprise qui utilise Sorvyn (« vous », « votre cabinet ») et MR.MEDIA S.A.R.L-S (RCS Luxembourg B291701), société établie au Luxembourg exerçant sous le nom Sorvyn (« Sorvyn », « nous »).

Sorvyn est un service d'entreprise à entreprise, réservé à un usage professionnel. Il n'est pas proposé aux consommateurs, et le droit de la consommation ne s'applique pas.

Il n'y a pas d'inscription en libre-service : nous créons votre compte après accord sur la mission, par écrit ou par email. En demandant un compte, en signant une offre ou une proposition, ou en utilisant le service, vous acceptez ces Conditions au nom de votre cabinet et confirmez y être habilité. Si un contrat écrit séparé entre nous contredit ces Conditions, le contrat écrit prévaut.

Ces Conditions couvrent le service Sorvyn pour fiduciaires (books.sorvyn.ai). L'ancien tableau de bord Sorvyn sur app.sorvyn.ai est régi par les conditions publiées à cet endroit.

Cette version française est fournie pour votre confort. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.

Ce que fait Sorvyn

Sorvyn aide les fiduciaires à collecter, vérifier et relancer les pièces comptables de leurs clients :

• Collecte : chacun de vos clients reçoit une page de dépôt personnelle et une adresse email dédiée pour envoyer ses documents.
• Lecture : les documents sont lus automatiquement par IA pour en extraire les données comptables (fournisseur, montants, TVA, IBAN, dates).
• Contrôle : les problèmes éventuels sont signalés : doublons, compte bancaire d'un fournisseur qui a changé, totaux qui ne correspondent pas, informations manquantes.
• Relance : les rappels pour pièces manquantes partent vers vos clients au nom de votre cabinet, manuellement ou selon un rythme que vous contrôlez.
• Export : les données extraites peuvent être exportées pour votre logiciel comptable (par exemple BOB50).

Votre compte

• Gardez vos identifiants confidentiels. Vous répondez de toute activité sur votre compte.
• Prévenez-nous immédiatement en cas de soupçon d'accès non autorisé.
• Vous êtes responsable de l'exactitude des informations saisies, en particulier des noms et adresses email de vos clients, puisque les relances partent vers les adresses que vous configurez.
• Le compte est destiné à votre cabinet et à son personnel. Ne partagez pas l'accès avec des tiers extérieurs au cabinet.

Portail client et réception par email

Quand vous créez un client dans Sorvyn, vous nous chargez de collecter des documents auprès de ce client via sa page de dépôt personnelle et son adresse email dédiée, et de lui envoyer des relances au nom de votre cabinet.

Vous garantissez que :

• vous êtes en droit de collecter ces documents auprès de vos clients dans le cadre de votre mission ;
• vous avez informé vos clients, comme l'exige le droit de la protection des données, que leurs documents et coordonnées sont traités via Sorvyn pour votre compte ;
• les modèles de relance que vous configurez sont exacts et appropriés, puisqu'ils partent au nom de votre cabinet.

Pour protéger le service, la réception et la messagerie sont soumises à des limites techniques raisonnables (par exemple limitation de débit et taille maximale des pièces jointes).

Résultats de l'IA et contrôle humain

La lecture et le contrôle des documents sont réalisés par des systèmes automatisés, dont l'IA Claude d'Anthropic, dans un cadre commercial qui interdit au fournisseur d'IA d'entraîner ses modèles sur vos données.

C'est voulu : Sorvyn signale, votre cabinet décide. Chaque décision qui compte est prise par un professionnel humain, pas par la machine.

Tarifs et paiement

• Les tarifs figurent dans la proposition ou l'offre convenue avec votre cabinet et sont facturés par nous. Les prix sont en euros, hors TVA.
• Les factures sont payables à 30 jours sauf accord contraire. Les retards peuvent porter intérêt conformément au droit luxembourgeois sur les retards de paiement dans les transactions commerciales.
• Les phases pilotes ou d'évaluation peuvent être gratuites si convenu par écrit ; ces Conditions s'y appliquent quand même.
• Tout changement de prix est annoncé au moins 30 jours à l'avance et s'applique à la période de facturation suivante.

Utilisation acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

• utiliser le service à des fins illicites, ni déposer des contenus que vous n'avez pas le droit de traiter ;
• utiliser le système de relances pour envoyer du spam ou des messages sans rapport avec la collecte de pièces comptables ;
• tenter de porter atteinte à la sécurité du service, de la tester ou de la contourner, ni d'accéder aux données d'un autre cabinet ;
• décompiler, copier ou revendre le service, ni l'utiliser pour construire un produit concurrent ;
• surcharger le service par des accès automatisés hors de son usage prévu.

Nous pouvons suspendre l'accès immédiatement quand c'est nécessaire pour stopper un abus ou protéger le service et ses utilisateurs, et nous vous en informons alors.

Vos données et leur protection

• Pour les données personnelles dans le produit (documents et coordonnées de vos clients), votre cabinet est responsable du traitement et Sorvyn est votre sous-traitant au sens de l'article 28 RGPD. Notre contrat de sous-traitance (DPA) fait partie du présent accord ; demandez-nous un exemplaire signé à tout moment.
• Nous traitons ces données uniquement sur vos instructions, les hébergeons dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne), et ne les utilisons jamais pour nos propres besoins ni ne laissons des fournisseurs d'IA s'entraîner dessus.
• Les sous-traitants ultérieurs sont listés dans notre politique de confidentialité ; nous vous informons avant d'en ajouter ou d'en remplacer un, comme prévu dans le DPA.
• Le traitement des données dont Sorvyn est responsable (votre compte, la facturation, ce site) est décrit dans notre politique de confidentialité.
• À la fin du contrat, nous restituons ou supprimons les données du produit comme décrit à la Section 13 et dans le DPA.

Propriété intellectuelle

• Sorvyn, son logiciel, son design et sa marque nous appartiennent. Nous accordons à votre cabinet un droit d'utilisation non exclusif et non cessible du service pour sa propre activité professionnelle pendant la durée du contrat.
• Vos données restent les vôtres : les documents que vous et vos clients déposez, et les données qui en sont extraites, appartiennent à votre cabinet.
• Si vous nous envoyez des retours ou suggestions, nous pouvons les utiliser pour améliorer le service, sans obligation.

Confidentialité

Chacune des parties garde confidentielles les informations non publiques de l'autre et ne les utilise que pour les besoins du présent accord. Cela ne s'applique pas aux informations publiques, déjà connues licitement, développées de façon indépendante, ou dont la divulgation est exigée par la loi (auquel cas nous vous prévenons d'abord, quand c'est légalement possible). Cette obligation survit à la fin du contrat.

Garanties et réserves

• Nous fournissons le service avec le soin et la compétence raisonnables, et travaillons à le garder disponible et sûr.
• Le service est fourni en l'état, selon disponibilité : nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur, et de courtes fenêtres de maintenance peuvent survenir.
• Le service dépend de prestataires tiers (hébergement, envoi d'emails, traitement IA) ; nous ne répondons pas de leurs pannes, mais nous travaillons toujours à rétablir le service rapidement.
• La réserve sur l'IA de la Section 5 s'applique à toutes les données extraites et à tous les signalements.

Responsabilité

Vous restez responsable de la vérification des résultats de l'IA avant de vous y fier (Section 5) et de vos propres obligations professionnelles envers vos clients, y compris la conservation légale des pièces comptables.

Durée et résiliation

• Le contrat court pour la durée convenue dans votre proposition ou offre ; à défaut, il court de mois en mois et chaque partie peut y mettre fin avec un préavis écrit de 30 jours.
• Chaque partie peut résilier immédiatement en cas de manquement grave non corrigé dans les 15 jours suivant une mise en demeure écrite, ou en cas d'insolvabilité de l'autre partie.
• Nous pouvons suspendre ou résilier en cas de violations graves ou répétées de la Section 7 (Utilisation acceptable).
• Après la résiliation : vous disposez de 30 jours pour exporter vos données (nous aidons si besoin). Passé ce délai, nous supprimons les données du produit, comme prévu dans le DPA, sauf quand la loi nous impose de conserver certains éléments.
• Votre propre obligation de conserver les pièces comptables (au Luxembourg, en général 10 ans) n'est pas affectée : planifiez votre export avant la fin du délai de suppression.

Dispositions générales

• Évolution du service : nous améliorons Sorvyn en continu et pouvons faire évoluer des fonctionnalités, sans réduire substantiellement, pendant votre contrat, la valeur décrite à la Section 2.
• Modification des Conditions : pour les changements importants, nous prévenons par email 30 jours à l'avance ; continuer à utiliser le service vaut acceptation. La version en vigueur est toujours publiée ici.
• Force majeure : aucune partie ne répond des retards causés par des événements hors de son contrôle raisonnable.
• Cession : aucune partie ne peut céder le contrat sans l'accord de l'autre, sauf à un successeur de son activité.
• Notifications : par email ; pour nous à patrick@sorvyn.ai, pour vous à l'adresse email de votre compte.
• Intégralité, divisibilité, non-renonciation : ces Conditions, votre offre et le DPA forment l'intégralité de l'accord ; si une clause est inapplicable, le reste demeure ; ne pas faire valoir une clause ne vaut pas renonciation.
• Droit applicable et tribunaux : droit luxembourgeois, tribunaux de l'arrondissement de Luxembourg-Ville, sans préjudice des règles impératives.