Comment Sorvyn traite les données personnelles, pour les fiduciaires et pour leurs clients.
Sorvyn est un logiciel pour cabinets comptables (fiduciaires). Les cabinets utilisent Sorvyn pour collecter les pièces comptables de leurs clients, les faire lire et vérifier automatiquement, et relancer les pièces manquantes. Sorvyn est un service professionnel, d'entreprise à entreprise. Il ne s'adresse pas aux consommateurs.
Sorvyn est exploité par MR.MEDIA S.A.R.L-S, une société établie au Luxembourg, Union européenne, exerçant sous le nom Sorvyn.
Responsable du traitement (pour les données couvertes par cette politique) : MR.MEDIA S.A.R.L-S (exerçant sous le nom Sorvyn)
Registre : RCS Luxembourg B291701
Contact : patrick@sorvyn.ai
Juridiction : Luxembourg, Union européenne
Cette politique s'applique au site sorvyn.ai et à l'application Sorvyn sur books.sorvyn.ai. L'ancien tableau de bord Sorvyn sur app.sorvyn.ai est régi par la politique publiée à cet endroit.
Cette version française est fournie pour votre confort. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.
Selon le RGPD, le responsable du traitement décide pourquoi et comment les données personnelles sont utilisées. Le sous-traitant ne traite les données que sur instruction d'un responsable. Sorvyn porte les deux casquettes, pour des données différentes :
Les visiteurs de ce site, les personnes qui réservent une démo ou nous écrivent, les abonnés à la newsletter, et les données de compte et de facturation de nos clients. Cette politique couvre ces données.
Tout ce qui se trouve dans le produit : les documents envoyés par les clients d'une fiduciaire, les données qui en sont extraites, les signalements d'anomalies et les emails de relance. La fiduciaire est responsable du traitement de ces données.
La distinction importante : cette politique ne s'applique pas aux données personnelles contenues dans les documents déposés dans Sorvyn par une fiduciaire ou ses clients. Pour ces données, la fiduciaire est responsable du traitement et Sorvyn agit strictement comme son sous-traitant, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (article 28 RGPD) signé avec le cabinet. Nous les traitons uniquement sur ses instructions, et jamais pour nos propres besoins.
Votre comptable utilise Sorvyn et vous a invité à envoyer vos pièces comptables via une page de dépôt personnelle ou une adresse email dédiée. Voici ce qu'il advient de ces documents, toujours sur instruction de votre fiduciaire :
Vos droits sur ces données : votre fiduciaire étant responsable du traitement, adressez-vous à elle pour accéder à ces données, les corriger, les supprimer ou vous opposer au traitement. Nous aidons le cabinet à répondre à chaque demande. La notice de confidentialité de votre fiduciaire régit ce traitement.
Pour les utilisateurs des fiduciaires : nom du cabinet, nom et email de l'utilisateur, mot de passe (stocké haché), langue et paramètres, logo du cabinet.
Contact et adresse de facturation, numéro de TVA, historique des paiements. Nous facturons manuellement et ne stockons pas de numéros de carte.
Nom, email et ce que vous nous communiquez quand vous réservez une démo ou nous contactez. Les réservations passent par Cal.com selon sa propre politique de confidentialité ; nous recevons les informations que vous y saisissez.
Adresse email, si vous vous êtes inscrit sur l'une de nos pages. Conservée jusqu'à votre désinscription (un clic dans chaque email).
Pages visitées, clics, localisation approximative déduite de l'adresse IP, type de navigateur et d'appareil. Collectées sans stocker d'identifiant sur votre appareil (voir Section 10).
Les emails et messages échangés avec nous, pour pouvoir vous aider et garder trace de ce qui a été convenu.
Un seul tableau, quatre réponses : ce que nous utilisons, pourquoi nous avons le droit de l'utiliser, et combien de temps nous le gardons.
| Finalité | Données | Base légale (RGPD) | Conservation |
|---|---|---|---|
| Fournir et administrer le service Sorvyn | Données de compte | Contrat, art. 6(1)(b) | Durée du contrat, suppression sous 30 jours après clôture du compte |
| Facturation et comptabilité de notre société | Données de facturation | Obligation légale, art. 6(1)(c) | 10 ans (Code de commerce luxembourgeois, art. 16) |
| Répondre aux demandes de démo et suivre les prospects professionnels | Données de prospection | Intérêt légitime, art. 6(1)(f) (contact B2B que vous avez initié ou pouviez raisonnablement attendre) | 24 mois après le dernier contact |
| Envoyer la newsletter | Newsletter | Consentement, art. 6(1)(a) | Jusqu'à votre désinscription |
| Comprendre l'utilisation du site et l'améliorer | Données d'utilisation du site | Intérêt légitime, art. 6(1)(f) | 12 mois maximum |
| Sécurité, prévention des abus, constatation ou défense de droits en justice | Journaux techniques, correspondance | Intérêt légitime, art. 6(1)(f) | 12 mois pour les journaux ; durée du litige le cas échéant |
Quand nous nous appuyons sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir Section 11). Les données de compte et de facturation sont nécessaires pour utiliser le service ; le reste est facultatif.
Par transparence, voici comment les documents sont traités dans Sorvyn. Rappel : pour toutes ces données, la fiduciaire est responsable du traitement, et les détails sont régis par notre contrat de sous-traitance avec le cabinet.
Nos engagements sur l'IA : nous n'autorisons aucun fournisseur d'IA que nous utilisons à entraîner ses modèles sur vos données. La lecture des documents utilise Claude d'Anthropic dans un cadre commercial qui interdit l'entraînement sur le contenu des clients, et Anthropic ne conserve pas ce contenu durablement. La reconnaissance de texte sur les relevés bancaires photographiés s'exécute directement dans le navigateur du comptable ; ses résultats ne sont pas envoyés à nos serveurs. Sorvyn ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou similaires (art. 22 RGPD) : un comptable humain vérifie et décide toujours.
Quand une fiduciaire supprime un document ou un client, les fichiers stockés eux-mêmes sont supprimés, pas seulement l'entrée en base de données. Les fiduciaires restent responsables de leurs propres obligations légales de conservation (au Luxembourg, en général 10 ans pour les pièces comptables).
Nous utilisons un petit nombre de prestataires soigneusement choisis. Chacun est lié par un contrat de traitement des données, et nous ne vendons jamais de données personnelles ni ne les partageons à des fins publicitaires.
| Prestataire | Rôle | Siège | Localisation des données et garanties |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de données, stockage des fichiers et connexion de l'application | USA | Données hébergées à Francfort, Allemagne (UE) ; clauses contractuelles types pour tout accès à distance |
| Anthropic | Lecture des documents par IA (Claude) | USA | Clauses contractuelles types ; pas d'entraînement sur les données clients ; pas de conservation durable |
| Postmark (ActiveCampaign) | Envoi et réception des emails du produit (relances, réception de documents) | USA | Certifié EU-U.S. Data Privacy Framework, plus clauses contractuelles types |
| Vercel | Hébergement du site et de l'interface de l'application | USA | Certifié EU-U.S. Data Privacy Framework, plus clauses contractuelles types |
| PostHog | Statistiques du site | USA | Données hébergées sur le cloud européen de PostHog (Francfort) |
| Loops | Envoi de la newsletter | USA | Certifié EU-U.S. Data Privacy Framework |
| Cal.com | Prise de rendez-vous de démo | USA | Les réservations se font sur Cal.com selon sa propre politique de confidentialité |
Autres destinataires possibles : notre comptable et nos conseillers professionnels (tenus à la confidentialité), et les autorités publiques quand la loi l'exige. Nous informons les fiduciaires clientes avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant touchant aux données du produit, comme prévu dans le contrat de sous-traitance.
Vos documents et les données du produit sont stockés dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne). Certains de nos prestataires sont établis aux États-Unis. Quand des données personnelles y sont transférées, nous nous appuyons sur les garanties indiquées dans le tableau ci-dessus : le EU-U.S. Data Privacy Framework pour les prestataires certifiés (Postmark, Vercel, Loops), et les clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les autres (Anthropic, accès à distance de Supabase).
Vous pouvez demander une copie des garanties applicables en écrivant à patrick@sorvyn.ai.
Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une violation devait toucher vos données personnelles, nous notifierions la CNPD et, selon le cas, les personnes concernées ou les responsables du traitement concernés, comme l'exigent les articles 33 et 34 du RGPD.
Nous faisons simple :
Pour les données dont Sorvyn est responsable du traitement (Sections 4 et 5), vous pouvez exercer ces droits gratuitement en écrivant à patrick@sorvyn.ai. Nous répondons sous un mois.
Obtenir une copie des données personnelles que nous détenons sur vous.
Faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
Faire supprimer vos données quand rien n'oblige légalement à les garder.
Limiter l'utilisation de vos données le temps de régler une question.
Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
Vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, y compris la prospection.
Quand le traitement repose sur le consentement (la newsletter), vous pouvez le retirer à tout moment ; chaque newsletter contient un lien de désinscription en un clic.
Réclamations : vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité luxembourgeoise de contrôle, la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg, cnpd.public.lu, ou auprès de l'autorité de votre résidence habituelle.
Rappel : pour les données personnelles contenues dans les documents traités pour une fiduciaire, adressez votre demande à ce cabinet (voir Section 3). Nous l'aidons à répondre à chaque demande.
Si nous apportons des modifications importantes à cette politique, nous publierons la nouvelle version ici et informerons les titulaires de compte par email. La date en haut de page indique toujours la dernière révision.